No tire el dinero por no monitorear los informes de gastos (infográfico)
2 de febrero de 2015 3 min leído Las opiniones expresadas por los colaboradores Empresarios son las suyas propias.Una vez que su empresa supera los 10 empleados, tratar con los informes de gastos se convierte en una verdadera molestia. Los dueños de negocios hablan de lo doloroso que es hacer que los empleados envíen informes de gastos, y la contabilidad debe ocuparse de montones de hojas de cálculo y recibos. Los empleados gastan más de lo que deberían, involuntariamente o no.
Las pequeñas empresas pueden beneficiarse inyectando más procesos y automatización en su práctica de gestión de gastos. Hacerlo no sólo puede hacer la vida más fácil para el departamento de contabilidad y los empleados, sino que también evita gastos excesivos innecesarios y puede proporcionar información valiosa sobre los patrones de gasto que pueden ahorrar dinero más adelante.
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Una encuesta reciente realizada por mi empresa, Certify, encontró que al menos el 20 por ciento de los gastos violan la política corporativa. Algunas compañías no tienen ninguna política. En realidad no estamos hablando de que los empleados se aprovechen, a pesar de que oímos hablar de gastos ocasionales de artículos inusuales tales como citas en salones de belleza y pijamas. Típicamente, si no hay una política o si la política no es clara, los empleados eligen la aerolínea, el hotel o el coche de alquiler de su elección, sin importar el precio. Podrían gastar $200 en una cena para dos, sin pensarlo mucho. Todos esos pequeños costos extras se acumulan rápidamente.
Lo curioso es que hoy en día muchas pequeñas empresas están altamente automatizadas en áreas como contabilidad, recursos humanos y ventas. Sin embargo, en el mundo de la gestión de los gastos de viaje de negocios, las pequeñas empresas todavía están en la edad oscura. Nuestra encuesta mostró que el 47 por ciento de las pequeñas empresas utilizan hojas de cálculo para la gestión de gastos, mientras que sólo el 25 por ciento utiliza sistemas basados en la web.
La gestión de gastos no siempre es vista como una prioridad de negocio para la automatización. Sin embargo, la presentación de informes y los reembolsos son una verdadera espina clavada para los empleados.Casi el 40 por ciento de los empleados no presentan los informes de gastos a tiempo. No es de extrañar que la búsqueda de esos recibos y la creación de partidas individuales para cada uno de ellos pueda llevar horas de una semana de trabajo ocupada.
¿Por qué debería preocuparse el propietario de la pequeña empresa? Por un lado, un empleado que se retrasa en la presentación de gastos tiende a olvidar los detalles del gasto, lo que puede hacer que sea difícil obtener un reembolso si una comida o un viaje no puede ser atribuido con precisión a un cliente o un proyecto. Un seguimiento deficiente de los gastos es un mal negocio.
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Los informes de gastos, al igual que otros procesos empresariales básicos, deberían ser fáciles en la economía digital actual. Las aplicaciones móviles se encargan de tareas extremadamente complejas: calcular la energía eólica o enviar alertas cuando la puerta de su garaje no se cierra correctamente. En comparación, la creación de un informe de gastos es pan comido para el smartphone medio. Parece que las pequeñas empresas se están dando cuenta de que alejarse de la hoja de cálculo anunciada de los días pasados no es algo tan importante. Nuestra encuesta mostró que en los próximos 12 meses, el 54 por ciento de las pequeñas empresas se cambiarán a sistemas de gastos basados en la nube.El rendimiento típico de la inversión es inferior a 12 meses. Otra ventaja: ahorra tiempo a los empleados y reduce el estrés. Ese es un problema menos, ¿verdad?
Consulte la siguiente infografía para obtener más información sobre cómo los viajeros de negocios gastan el dinero corporativo y cómo los departamentos financieros gestionan sus gastos.
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